在邮件中要避免使用的3个常用短语

职场术语可能会阻碍我们想要传达的信息。

Rawpixel /伤风
Rawpixel /伤风

虽然我们有时会在电子邮件中使用职场流行语来提高效率,甚至是为了给同事留下深刻印象,但研究表明,事实的确如此相反的效果.当我们依靠行话来传达我们的信息时,我们往往会失去我们想要表达的直接和简单。

下面这三个短语可能对你的邮件弊大于利,还有一些建议可以帮助你在发送邮件前修改措辞:

“把这封邮件放到收件箱最上面!”

当我们没有收到之前发送的邮件的回复时,我们会使用这句开场白,但事实是,添加这句话只会提醒收件人你一直在联系他们。很有可能,他们会有更多的感觉不知所措由额外的提醒胜过感恩。

试试这个:在不同的主题上发送一封新的邮件,并修改你上次写的内容。用全新的眼光看待邮件,可能会比不断地翻看之前的邮件产生更好的结果。

“如果你说得通,请告诉我。”

解释我们很多人都倾向于以“让我知道这是否有意义”作为结尾。但提出这种想法,可能会给人一种居高临下的感觉,暗示收件人可能不会理解我们的信息。或者,它可以暗示我们的信息中有些令人困惑的地方,需要你来解决和澄清。

试试这个:把你的措辞改成:“让我知道还有什么其他信息对你有帮助。”这句话听起来更清晰、更自信,也让收件人有机会对你的信息提出任何问题,而不是居高临下的语气。

“不知道你有没有看到我的上一封邮件……”

如果你问别人是否看到了你的上一封邮件,你马上就会分散他们的注意力,让他们从一开始就看到你想让他们读的信息。一封有效的邮件的关键是清晰和简洁,所以这意味着要去掉额外的介绍。

试试这个:整理你的邮件,直接切入主题——更好的是,直接切入主题!“如果(你的标题)可以是你的整个邮件,那么就这么做,”James Hamblin,医学博士,预防健康医生和高级编辑大西洋他在系列视频《如果我们的身体会说话》的一集中说。另外,记得在点击发送之前再阅读一遍,看看你是否使用了其他可能让你的信息变得模糊的行话。

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